Job Description
المهام والمسؤوليات
- استقبال الزوار أو العملاء والترحيب بهم وتوجيههم إلى الموظف المعني في الجهاز، مع الحفاظ على تفاصيل الزيارة.
- تلبية احتياجات الزوار والعملاء والرد على استفساراتهم وشكاواهم أثناء الزيارة أو عبر المكالمات الهاتفية أو البريد الإلكتروني.
- الرد على المكالمات الهاتفية الواردة والمراسلات وتحويلها إلى الموظف المختص.
- التأكد من جاهزية وترتيب منطقة الاستقبال وتوفير الأدوات المكتبية والضيافة اللازمة للزوار.
- حفظ وأرشفة المستندات والسجلات والمراسلات الصادرة والواردة.
- تسجيل بيانات الزوار والعملاء والتفاعل معهم ومتابعتهم عند الحاجة.
- المساندة في تنظيم المواعيد وجدولة حجوزات قاعات الاجتماعات والمؤتمرات وتحديث التقويمات والارتباطات.
- تقديم الدعم الإداري والسكرتاري وتنسيق أنشطة العمل المختلفة.
- الالتزام بالسرية والنزاهة والمحافظة على المعلومات وفق سياسات وإجراءات أمن المعلومات المعتمدة في الجهاز.
- تنفيذ أي مهام أخرى تُكلّف من قبل المسؤول المباشر.